Община Търговище цифровизира вътрешните си процеси
Това, че в някои отношения общините са по-гъвкави от централните администрации при усвояване на ИТ в електронното управление ни показва пресен пример в община Търговище. Преди броени дни там приключи интегрирането на система за автоматизация на административната и финансовата дейност на кметството. Проектът е реализиран от фирмата Банк Хай Сис в рамките на инициативата “Организационно съвършенство”, по линия на фондация “Отворено общество” и под ръководството на специалисти от Нов български университет. За особеностите на проекта ни разказва Атанас Тасев, съдружник във фирмата внедрител.
В община Търговище бе официално открит Център за административно обслужване на гражданите. Комплексът се състои от зала за заседания на Общинския съвет, кабинет на съветника и приемна за граждани. През 2006–2007 г. бе извършено строителство чрез реконструкция на съществуващи помещения на партерния етаж на общинската администрация, битово и техническо обзавеждане, инсталиране на нов хардуер и софтуер, в размер на над 800 000 лв. изцяло собствени средства.
В центъра посетителите получават на място достъп на хартиен и електронен носител до повече от 170 административни и технически услуги. Осигурява се максимална публичност и прозрачност за дейността на общинската администрация и извършваните от нея услуги. За целта е въведена модерна система за видеонаблюдение и строго регламентиран електронен контрол на достъп.
Успоредно с проектирането, изграждането и обзавеждането на Центъра за административно обслужване се реализира проект “Въвеждане методите на организационното съвършенство”, целящ повишаване качеството на услугите, предоставяни на гражданите и максималното им улеснение. В рамките на този проект общината се нуждае от система за автоматизация на административната и финансовата си дейност. Системата на Банк Хай Сис “е-Община” се оказа подходяща за тази цел и в момента е част от живота на административната структура. Изискването на хората от община Търговище е да имат софтуер, който да управлява всичко, отнасящо се до регистрация и обработка на административния поток от документи и собствените й приходи, включително и субсидийните приходи, които държавата дава за обслужване на болници, детски градини и т.н.
“Това, което от общината желаеха, е да могат по електронен път да управляват изпълнението на задачите си и по-специално на услугите, които предлагат на гражданите - разказва Тасев. -Искаха да има пълна проследимост - от влизането и регистрирането на заявката за извършването на дадена услуга, до нейното завършване, както и при ревизия да могат да проследят по обратния път всички тези процеси. Тази задача по принцип е задължителна за всяка администрация, но пълната й цифровизация не се среща в много общини.”
При подобни проекти задачата, която трябва да извършат експертите на общината, е да разпишат живота на всички услуги по отделни стъпки, за да се изработят технологични маршрутни карти, които се регистрират в системата “e-Община”.
Принципът на работа е следният – когато на едно от обособените фронт офисни бюра постъпи заявка за извършване на определена услуга, диспечер персонализира отделните стъпки по нейното изпълнение към конкретни общински служители. Те получават задачата си на монитора, след което започва да тече предварително дефинираното време, необходимо за нейното извършване.
Диспечерът, който разпределя задачите на входа, не може да посочи за изпълнител служител, който отсъства от работа поради някаква причина, тъй като системата е свързана и с отдел “Личен състав” и при заповед за отпуск автоматично регистрира, че служителят вече не е активен и не може да поема задачи.
В маршрутните карти времето за изпълнение е заложено с експертна оценка – например за дадена услуга то може да е 480 минути (един ден). По този начин, ако изпълнението на дадена услуга е просрочено, винаги може да се направи анализ на причините за това. “Още в първата седмица на работа със системата се видя, че има услуги, които са оразмерени да се извършват за 480 минути, а се извършват за 15. На базата на тези данни от системата “е-Община” може да се пресмята себестойността на административния труд. Такова нещо в България няма и подобна функционалност е добре дошла за отделите “Труд и работна заплата”. Тя представлява един по-адекватен начин за обосновка на таксите за извършване на една административна услуга.”
Цифровизиран е и принципът “даване на обратна връзка” от потребителите на услугата за качеството й. В Центъра за административно обслужване върху фронт офисните бюра е монтиран малък пулт с бутони,1 на които са изобразени популярните символи за усмивка, безразличие и недоволство. С тях потребителят може да изрази мнението си за обслужването. Всеки конкретен глас е обвързан със самата услуга, т.е. пултът е свързан със системата “е-Община”, която може да събира статистика, на базата на която да се прави анализ на това как населението възприема конкретната услуга.
Плановете са на интернет страницата на община Търговище, поддържана от собствени специалисти, да бъде дефиниран бутон за електронни услуги, който ще генерира меню със списък на всяка нова разработена услуга. На този етап в системата има възможност за деловодна справка или чрез електронен подпис, или със секретен код за достъп, който се генерира автоматично от Модула за документооборот още при даване на заявката от потребителя. С този код и с входящия номер през уеб сайта може да се направи справка как се движи дадена преписка и да се проследи какви документи и служебни бележки са нужни за нея.
“Продуктът на Банк Хай Сис е разработен на PHP и уеб базиран. За да има връзка с външния свят, трябва да започне работа Единната страна за обмен на електронни документи (ЕСОЕД), която би трябвало да е готова през октомври. В момента връзката между институциите е просто една фикция - коментира Тасев. - Засега “е-Община” има две много силни връзки – едната е към Агенцията по вписвания, а другата - към информационната система на кадастъра. Регистъра обаче го няма, а и да го има, той не е електронен, а дори да е електронен, не е достъпен.” Според него транспортната среда за обмен на документи сигурно ще си изпълни перфектно предназначението си, но проблеми ще има в правилата на входа и изхода на отделните системи. Наредбата за оперативна съвместимост, която ДАИТС изготви в момента, чака Министерският съвет да я приеме.
