IT Asset Management – теорията, която подобри реалността
Знаете ли какво има във вашия офис и кой го използва?
Нина Проданова, ITCE
Една от най-важните области за контрол във всяка компания е контролът върху материалните активи (Asset Management). Отдавна установени правила и закони на национално ниво контролират процеса на покупка, инвентаризация, амортизация и бракуване. Системата е стара, но работеща и постигаща целите си с постоянство.
Настъпването на новите технологии във всяка част на стопанската сфера обаче, поражда изцяло нови изисквания към контрола на материалните активи.
Хардуерът и софтуерът, на които се базират информационните услуги на компанията, крият сложност, която далеч надхвърля установените процедури. Контролът, който се предоставя от финансовия отдел на компанията, е просто недостатъчен и често пъти неадекватен заради сложността на хардуерните и софтуерните системи, изключително краткия им период на амортизация, честите промени на отделни елементи на системите, наличието на редица значещи елементи със стойност под счетоводнозначимата.
Заради ниското ниво на зрелост на ИТ отделите управлението на ИТ материалните активи традиционно се прави от финансов отдел и въпреки че имат финансовата информация и управлявани доставки, почти никоя компания не успява да направи успешна инвентаризация на ИТ активите и в крайна сметка не знае какво има, в кой офис се намира и кой го използва.
С развитието на зрелостта на ИТ отделите и особено с използването на ITSM (IT Service Management) системи, които се считат за ERP (Enterprise Resource Planning), възниква следната дилема:
1. Да се дефинират нови процеси във финансово-счетоводната сфера и те да покрият новите изисквания специално за ИТ активите.
2. Да се пренесе управлението на активи към ИТ с ITSM системи, като те да захранват финансово-счетоводния отдел с необходимата по закон информация.
При първия вариант се получава нежелано усложняване на работеща ERP система с цел предоставяне на услуга само за определен отдел в компанията. Такива решения рядко са рентабилни, а и е почти невъзможно да се реализира гладко и бързо работещо решение между финанси и ИТ. Като следствие възможността за планиране на разширение или подмяна на ИТ решения става много сложна и изисква повече време.
При втория вариант интерфейсът между ERP и ITSM системите е улеснен, но и двете звена ще имат на разположение информацията, от която се нуждаят. Хубавото на ITSM системите е, че управлението на материалните активи е „безплатен” резултат от процесите на управление на CMDB (Configuration Management Data Base) и на промените.
Нормално е да се запитаме защо се нуждаем от подобна крачка.
• Актуално състояние на конфигурациите в CMDB, което позволява анализ на въздействието на промените, диагностика на инциденти.
• Автоматизирана инвентаризация ежедневно.
• Съкратени времена за разрешаване на инциденти заради автоматичната идентификация за всичко, което един потребител използва.
• Ускорено обслужване на заявки за нов софтуер или хардуер.
• Ликвидиране на възможността да се плащат лицензи за неизползвани решения.
• Стриктен контрол на договорите за поддръжка.
• Намаление на разходите за обслужване на поръчки за доставка.
По-горе описаната картина е в сила за средно голяма компания, при която ИТ не е основна дейност. Когато говорим за по-големи организации, например банки, нещата придобиват още по-задължителен характер. В средноголяма банка има минимум 15 000 ИТ елементи, водени на отчет. Извършването на инвентаризация би означавало огромна работа от голям брой служители. Подмяната на определен тип хардуерно решение с друго би изисквала сложен проект с дълъг срок на реализация. Договорите за поддръжка на старото оборудване ще продължат да се изплащат, докато някой не се „сети”, че то е подменено. Ще се закупят нови софтуерни лицензи въпреки наличието на стари такива.
Някой би казал, че по-горе описаната картина е прекалено черногледа, но това е ежедневие, което не забелязваме.
Нека си представим ситуацията в един телеком. Всички услуги са базирани на съвременни технологии. Огромни количества хардуер и софтуер се пускат в експлоатация всеки ден, други биват спирани. Всеки елемент задължително върви с договор за поддръжка. Месечно биват подписвани десетки договори за нови услуги към които се заплащат съответните лицензи. Липсата на Asset Management в ИТ би била изключително негативна и потенциално катастрофална за компанията.
Точно поради тези реални заплахи TM Forum създава модела Shared Information and Data (SID), с който се цели стриктното контролиране на елементите в системите на телекомите. Отчетлива тенденция в последните години е интегрирането на SID със CMDB, като по този начин се обединяват телеком и ИТ активите в една кохерентна работна система.
Тази интеграция подобрява времето за реакция при възникнал инцидент, намалява загубата на време при прехвърляне на инцидент между отдели, намалява времето за прекъсване на услугите при ъпгрейд.
Необходимостта от качествено управление на ИТ материалните активи е различна в компаниите, в зависимост от размера на самата компания и сферата на реализация, но все по-ясно се забелязва въвеждането на нови принципи, модели и автоматизации на техния контрол.
